Kebijakan Privasi

1. Siapa bertanggung jawab atas data

• Perusahaan pelanggan adalah pengendali data pribadi karyawannya. Perusahaanlah yang menentukan data karyawan apa yang dimasukkan, untuk apa, dan siapa yang boleh melihatnya, serta wajib memiliki dasar pemrosesan yang sah (misalnya pelaksanaan perjanjian kerja dan kewajiban hukum perpajakan dan jaminan sosial).
• PT. Solfix Digital Nusantara adalah prosesor data untuk data karyawan tersebut: kami memprosesnya hanya untuk menjalankan layanan atas instruksi perusahaan pelanggan, tidak untuk tujuan lain, dan tidak menjualnya.
• Untuk data akun pemilik dan pengelola perusahaan pelanggan (nama, email, data tagihan dan bukti transfer), PT. Solfix Digital Nusantara bertindak sebagai pengendali data.

2. Data yang diproses

• Identitas karyawan: nama, nomor induk karyawan, email, nomor telepon, jabatan, departemen, atasan, tanggal masuk.
• Nomor identitas: NIK (KTP) dan NPWP, untuk perhitungan dan pelaporan PPh 21 serta BPJS.
• Data penggajian: gaji pokok, tunjangan, potongan, status PTKP, iuran BPJS, PPh 21, nama bank dan nomor rekening.
• Kehadiran dan cuti: jam masuk dan pulang, keterlambatan, lembur, cuti, izin, dan sakit.
• Lokasi absen: koordinat perangkat hanya pada saat karyawan menekan tombol masuk atau pulang, bila karyawan mengizinkan akses lokasi di peramban. Kami tidak melacak lokasi di luar momen itu.
• Penilaian kinerja: target KPI, penilaian diri, dan penilaian atasan.
• Data akun dan tagihan: email dan kata sandi (disimpan sebagai hash, tidak dapat dibaca kembali), tagihan, dan bukti transfer.
• Catatan teknis: log aktivitas (audit) untuk keamanan dan penelusuran perubahan.

3. Tujuan pemrosesan

Data dipakai untuk menjalankan fitur yang dipilih perusahaan pelanggan: administrasi karyawan, absensi, lembur, cuti, KPI, perhitungan gaji, BPJS, PPh 21, dan slip gaji; untuk autentikasi dan keamanan akun; untuk penagihan langganan; dan untuk dukungan pelanggan. Data tidak dipakai untuk iklan dan tidak dijual.

4. Data biometrik (verifikasi wajah saat absen)

• Data pribadi spesifik. Foto wajah yang dipakai untuk mengenali seseorang adalah data biometrik, yang menurut UU PDP termasuk data pribadi yang bersifat spesifik dan memerlukan perlindungan lebih tinggi.
• Hanya dengan persetujuan eksplisit karyawan. Fitur ini tidak aktif dengan sendirinya. Perusahaan dapat menyalakannya, tetapi wajah seorang karyawan baru didaftarkan setelah ada persetujuan: diberikan karyawan sendiri di aplikasi, atau — bila karyawan mendaftar lewat HR — dinyatakan oleh HR bahwa perusahaan telah memperoleh persetujuan tertulis karyawan. Aplikasi mencatat waktu, cara persetujuan, dan siapa yang mendaftarkan. Sebagai pengendali data, perusahaan bertanggung jawab atas kebenaran pernyataan HR tersebut.
• Apa yang disimpan. (a) Embedding wajah — deretan angka hasil olahan foto pendaftaran yang dipakai untuk mencocokkan, bukan foto itu sendiri; dan (b) foto yang diambil saat absen, disimpan sebagai bukti audit bila ada keberatan atas kehadiran.
• Masa simpan. Foto absen disimpan paling lama 12 bulan lalu dihapus otomatis. Embedding wajah langsung dihapus saat karyawan ditandai keluar atau persetujuannya ditarik, dan paling lambat 30 hari setelah langganan perusahaan berakhir.
• Hak menarik persetujuan. Karyawan dapat menarik persetujuannya kapan saja. Setelah ditarik, embedding wajahnya dihapus dan verifikasi wajah tidak lagi diminta darinya.
• Alternatif tanpa wajah. Karyawan yang tidak memberikan atau menarik persetujuan tetap dapat absen; absensinya dicatat dengan tanda “tanpa verifikasi wajah” yang terlihat oleh HR. Menolak verifikasi wajah tidak boleh menjadi alasan karyawan tidak dapat absen.
• Data biometrik tidak dipakai untuk tujuan lain selain verifikasi kehadiran, tidak dibagikan ke pihak ketiga, dan tidak dipakai untuk melatih model.

5. Penyimpanan, keamanan, dan pihak pemroses lanjutan

Data disimpan pada infrastruktur penyedia cloud pihak ketiga (hosting aplikasi dan basis data) yang hanya memprosesnya sejauh diperlukan untuk menjalankan layanan. Kami memakai koneksi terenkripsi, kontrol akses berbasis peran, pemisahan data antarperusahaan, dan pencatatan audit untuk tindakan penting. Data hanya dibuka kepada pihak lain bila diwajibkan oleh hukum.

Bila terjadi kegagalan pelindungan data yang menyangkut data Anda, kami memberi tahu perusahaan pelanggan secepatnya, dan paling lambat 3 × 24 jam sebagaimana diatur UU PDP, supaya perusahaan dapat memenuhi kewajibannya kepada karyawan.

6. Masa simpan dan penghapusan

• Selama langganan aktif, data disimpan selama perusahaan pelanggan membutuhkannya.
• Setelah langganan berakhir, data perusahaan disimpan 90 hari agar perusahaan masih dapat meminta ekspor, lalu dihapus permanen. Perusahaan pelanggan dapat meminta penghapusan lebih cepat lewat email pemilik akun.
• Catatan tagihan dan bukti pembayaran langganan disimpan lebih lama sesuai kewajiban pembukuan dan perpajakan PT. Solfix Digital Nusantara.
• Kewajiban menyimpan dokumen penggajian dan perpajakan karyawan ada pada perusahaan pelanggan. Unduh data yang Anda perlukan sebelum berhenti berlangganan.

7. Hak subjek data

Sesuai UU PDP, Anda berhak memperoleh informasi tentang pemrosesan data Anda, mengakses dan memperoleh salinannya, memperbaiki data yang keliru, meminta penghapusan, menarik persetujuan (untuk pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan, seperti data biometrik), dan mengajukan keberatan.

• Karyawan mengajukan permintaan lebih dulu ke HRD perusahaannya, karena perusahaan itulah pengendali datanya. Kami membantu perusahaan memenuhi permintaan tersebut. Sebagian data (misalnya data payroll yang sudah final) mungkin tetap wajib disimpan perusahaan karena kewajiban hukum.
• Pemilik dan pengelola akun perusahaan dapat mengajukan langsung kepada kami lewat email dari alamat yang terdaftar.

Permintaan dijawab paling lambat 3 × 24 jam sejak diterima, sesuai UU PDP.

8. Kontak pelindungan data

Pertanyaan, permintaan, dan laporan insiden terkait data pribadi dikirim ke solfixdigitalnusantara@gmail.com dengan subjek “Data Pribadi”. Kanal lain tercantum di halaman Kontak.

9. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui, termasuk saat fitur verifikasi wajah diluncurkan. Perubahan yang berdampak besar diberitahukan kepada perusahaan pelanggan sebelum berlaku.